Aufbewahrungspflicht für Privatleute
Am 01. August 2004 ist das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit in Kraft getreten. In diesem Gesetz wurde eine Regelung eingeführt, von der Unternehmer, aber auch Privatleute betroffen sind, wenn Werklieferungen und sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück erbracht werden. Das Gesetz schreibt vor, dass bei o.a. Leistungen eine Rechnung auszustellen ist, selbst wenn der Vertragspartner eine Privatperson ist (oder ein Unternehmer, der die Leistung privat in Anspruch nimmt).
Rechnung an Privatpersonen
Die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung besteht im Fall der Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück also auch, wenn es sich beim Leistungsempfänger um eine Privatperson handelt oder besagte Leistung für den nichtunternehmerischen Bereich des Unternehmers erbracht wird. In diesen Fällen muss die Rechnung zwei Jahre aufbewahrt werden!
Der leistende Unternehmer hat in seiner Rechnung auf diese Pflicht zur Aufbewahrung der Rechnung ausdrücklich hinzuweisen. Ein Hinweis könnte z.B. wie folgt aussehen:
„Seit dem 01.08.2004 sind Privatpersonen gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem 31.12. des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“
Dieser Hinweis ist nicht erforderlich, wenn es sich um Kleinbetragsrechnungen bis 100 Euro handelt.
Der Verstoß gegen die Verpflichtung zur Erteilung einer Rechnung ist eine Ordnungswidrigkeit, die mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann. Ein Bußgeld bis zu 500 Euro kann erteilt werden, wenn die Privatperson die Rechnung nicht aufbewahrt.
Leistung im engen Zusammenhang mit dem Grundstück
Die Leistung (Werklieferung oder sonstige Leistung) muss nach Sinn und Zweck der Vorschrift in engem Zusammenhang mit dem Grundstück stehen. Dieser enge Zusammenhang ist gegeben, wenn sich die Werklieferung oder sonstige Leistung auf die Bebauung, Verwertung, Nutzung oder Unterhaltung eines Grundstücks selbst bezieht. Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück sind daher insbesondere alle Bauleistungen, Leistungen, die der Erschließung von Grundstücken oder der Vorbereitung von Bauleistungen dienen sowie Dienstleistungen im Zusammenhang mit Grundstücken.
Leistung von einem Unternehmer
Eine Rechnung über die Bauleistungen muss ausgestellt werden, wenn sie von einem Unternehmer erbracht wird. Darunter fallen nicht die im Privatbereich häufig anzutreffenden unentgeltlichen privaten Hilfestellungen, z.B. in Form von Nachbarschafts- oder Verwandtenhilfe.
Denn im Schwarzarbeitsgesetz sind diese Gefälligkeitsleistungen ausdrücklich ausgenommen! In diesen Fällen brauchen keinerlei Unterlagen geführt werden, auch wenn dafür geringe Entgelte gezahlt worden sind.
Ausnahmen von der Rechnungsaufbewahrungspflicht
Der Empfänger einer Werklieferung oder sonstigen Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ist grundsätzlich verpflichtet, die Rechnung zwei Jahre aufzubewahren, soweit er nicht Unternehmer ist oder ein Unternehmer ist, der die Leistung für seinen nichtunternehmerischen Bereich verwendet. Alternativ zur Rechnung genügt es allerdings auch, andere beweiskräftige Unterlagen, wie z.B. Überweisungsträger, Kontoauszüge, Quittungen, mittels derer sich der Leistende, Umfang der Leistung sowie das Entgelt bestimmen lassen, aufzubewahren. Dabei ist allerdings darauf zu achten, dass aus dem Buchungstext des Überweisungsträgers oder des Zahlungsbelegs bei einer Barzahlung zu entnehmen ist, worum es sich bei der Zahlung konkret handelte.
Fazit
Der Gesetzgeber begründet die neuen Vorschriften damit, dass ehrliche Bauherren sowieso auf das Ausstellen einer Rechnung bestehen, um später eventuelle Gewährleistungsansprüche geltend machen zu können. Demzufolge sei auch die zweijährige Aufbewahrungsfrist nicht unangemessen, da auch Gewährleistungsansprüche mindestens ebenso lang laufen. Kontrollen werden in diesem Bereich durch die Zollverwaltung vorgenommen. Die Behörde ist berechtigt, Einsicht in die erteilte Rechnung über die ausgeführten Werklieferungen oder sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück zu nehmen.
