Welche Möglichkeiten die künftige Art der Buchführung bietet.
Buchführung hat viele Aufgaben. Neben diesen Aufgaben wie etwa die Darstellung der Finanzlage des Unternehmens oder die Vorbereitung der Bilanz treten die Grundlagen der Buchführung und deren Ablauf in der Praxis meist in den Hintergrund. Dabei könnte man die Buchführung deutlich intelligenter extern abwickeln.
Wie moderne Buchführung mit Zukunft aussieht, lesen Sie in diesem Beitrag. Nutzen Sie dieses Potential!
Wie ist die Buchführung der Gegenwart?
Wenn man von der Buchführung mit Zukunft spricht, muss man sich zuerst mit der Ist-Situation auseinandersetzen. Der gegenwärtig bei kleinen und mittleren Betrieben vorherrschende Prozess der Buchführungserstellung sieht so aus:
- Im Unternehmen werden die Papierbelege gesammelt und geordnet.
- Die Ablagesystematik ist im besten Fall auf den Betrieb abgestimmt und mit dem Steuerberater auf dessen System optimiert.
- Die Ablage erfolgt meist in Pendelordnern, die monatlich oder vierteljährlich zum Steuerberater gebracht werden.
- In der Steuerkanzlei wird anhand der Belege gebucht, für den Jahresabschluss relevante Dokumente werden kopiert.
- Der Steuerberater erstellt mit seiner Buchhaltungssoftware die erforderlichen Auswertungen und er übermittelt die Umsatzsteuerdaten elektronisch an das Finanzamt.
- Die Belege wurden in der Regel nach kurzer Zeit wieder abgeholt und anschließend für die Erfordernisse im Betrieb neu geordnet und archiviert.
Nachteile dieser Art von Buchführung
Dieses System hatte sich über sehr lange Zeit eingespielt und auch bewährt. Trotzdem gibt es in diesem Ablauf aus der Sicht der Betriebe Nachteile:
- Der Transport der Belege zum Steuerberater ist mit einem Zeit- und Kostenaufwand verbunden
- Im Unternehmen kann während der Buchführungsbearbeitung nicht auf die Belege zurückgegriffen werden
- Unbezahlte Rechnungen werden häufig im Unternehmen zurückbehalten, damit der Ablauf Kontrolle / Zahlung nicht gestört wird
- Es müssen teilweise zwei Ordnungssysteme aufgebaut werden, was wiederum Kosten verursacht
- Durch die fehlende Abstimmung erfolgt teilweise eine Doppelerfassung von Daten im Unternehmen und beim Steuerberater
Aufgrund daher fehlender Unterlagen vermindert sich in vielen Fällen der Informationswert der Buchführung, die Aussagekraft der Auswertungen leidet darunter und der Zeitdruck auf beiden Seiten ist regelmäßig unangenehm.
Buchführung der Zukunft
Die künftige oder modernere Form der Buchführung versucht diese Nachteile zu beheben. Wie sieht nun die Buchführung der Zukunft aus?
- Die Steuerkanzlei erhält die Belege des Mandanten nicht erst nach dem Monatsende in Papierform, sondern bereits in digitalisierter Form und das zeitnah zum Beispiel wöchentlich oder auch täglich. Dazu faxt oder scannt der Unternehmer seine Belege an eine nur für ihn eingerichtete Fax-Nummer im DATEV Rechenzentrum. Am besten sollten die Belege gescannt werden, da die Qualität des digitalen Belegs dadurch besser ist und zudem die Belegsuche erleichtert wird.
- Die eingereichten Belege werden im Rechenzentrum digitalisiert und stehen dem Steuerberater und dem Betrieb sofort zur Bearbeitung und zur Ansicht zur Verfügung.
Je nach Vereinbarung mit dem Mandanten können die Belege zeitnah verbucht werden. - Zusätzlich werden auch die Kontoauszugsdaten über den „Kontoauszugsmanager“ eingelesen und auch diese Daten stehen somit zeitnah zur Verfügung. Die Buchungserfassung in der Steuerkanzlei kann damit viel früher erfolgen.
- Außerdem können durch diese Form der Arbeitsteilung zwischen Kanzlei und Unternehmen tages- oder wochenaktuelle Auswertungen erstellt werden.
Die Onlineerfassung der Kasseneinnahmen und Ausgaben, der Warenein- und Warenausgänge erfolgt über „Unternehmen Online“, welches über unsere Homepage www.gernoth.de genutzt werden kann.
In vielen Fällen können auch Schnittstellen aus den Fakturierungsprogrammen, aus Lagerverwaltungsprogrammen oder aus Kassenprogrammen genutzt werden. Soweit bereits digitale Belege im Betrieb vorhanden sind oder von den Lieferanten zur Verfügung gestellt werden, können diese übermittelt und weiterverarbeitet werden.
Was sind nun die wesentlichen Vorteile dieser „Buchführung mit Zukunft“?
Als wesentliche Vorteile sind zu nennen:
- Topaktuelle Daten und Auswertungen
- Datenzugriff und gleiche Datenbasis für Unternehmer und Steuerberater
- Hohe Qualität der Auswertungen
- Kein Belegtransport
- Belege sind im Betrieb ständig verfügbar
- Nur ein Ablagesystem in Papierform
- Es ergibt sich ein Dokumentenmanagementsystem für die Buchführungsunterlagen
- Die gescannten Belege können mit der „OCR-Suche“ sehr schnell gefunden werden
- Verknüpfung des Belegs mit dem Buchungssatz
Welche weiteren Möglichkeiten eröffnet die „Buchführung mit Zukunft“?
Bei dieser Buchführungsform hat das Unternehmen und der Steuerberater ständig, und zwar Tag und Nacht, dieselbe Datenbasis zur Verfügung. Daher ist ein arbeitsteiliges Arbeiten in allen denkbaren Varianten möglich. Die verschiedenen Anwendungen greifen ineinander, um durchgängige Prozesse zu gewährleisten und sind verschieden kombinierbar, um die individuelle Form der Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant zu unterstützen.
Sowohl der Zahlungsverkehr als auch das Mahnwesen kann über „Unternehmen online“ abgewickelt werden. Es ist sogar sinnvoll dies zu tun, da dadurch wiederum Doppelarbeiten vermieden werden. Das System nutzt alle bereits vorhanden Daten und es müssen nur noch Zusatzdaten wie zum Beispiel Fälligkeiten und Zinssätze für das Mahnwesen erfasst werden.
Für den Zahlungsverkehr werden die bereits vorhandenen Rechnungsdaten genutzt und durch die Eingabe des Fälligkeitsdatums erhält man Zahlungsvorschläge und Zahlungsdateien zur Freigabe gegenüber dem Kreditinstitut.
Fällt im Unternehmen die Buchhaltungskraft aus, so kann vorübergehend oder auch dauerhaft der Steuerberater einspringen und nahtlos diese Aufgaben übernehmen.
Genauso geräuschlos können diese Aufgaben auch wieder zurück in den Betrieb verlagert werden. Der Unternehmer kann neben seinen Buchführungsunterlagen auch weitere wichtige Dokumente in dem System ablegen. Damit hat er diese Dokumente sicher verwahrt und weltweit über einen gesicherten Zugang zur Verfügung.
Mit dieser „Buchführung mit Zukunft“ sind Sie als kleiner oder mittelgroßer Betrieb in der Lage das Rationalisierungspotential, welches viele der Großunternehmen in den letzten Jahren erschlossen haben, ebenfalls zu nutzen.
Welche technischen Voraussetzungen sind für diese Art der modernen Buchführung erforderlich?
Folgende Voraussetzungen müssen bei Ihnen für einen reibungslosen Ablauf vorliegen:
- Internetzugang, am besten DSL mit Flatrate
- Faxgerät mit Clip-Funktion (Rufnummernmitgabe) und Einzelseitenerkennung oder Scanner mit Einzelseitenerkennung oder digitale Belege
- Smart Card (wird von uns für Sie von DATEV bestellt)
Mit dieser Smart Card können Sie direkt über Ihren PC auf den gesamten Onlinebestand zugreifen und Sie verfügen über alle freigegebenen Auswertungsmöglichkeiten wie z.B. betriebswirtschaftliche Auswertung; Offene Posten Listen; Mahnlisten; Summen- und Saldenlisten und vieles mehr. Sie erhalten auf Wunsch auch Chefinformationen zur Steuerung Ihres Unternehmens. Der Controllingreport mit seinen Ampelfunktionen, den Listen der Top-Kunden und der Top – Lieferanten versetzt Sie in kurzer Zeit in die Lage Ihr Unternehmen zu lenken und Ihr Rating bei der Bank zu verbessern.
Gehen Sie mit uns gemeinsam den Weg in die digitale Belegbuchführung.
